Comment gérer les notes de frais de mon équipe commerciale ?

Commerciale travaillant dans un café

Dans les entreprises, il existe de nombreuses tâches, qui semblent mineures et qui pourtant prennent beaucoup de temps, comme la gestion des notes de frais, de ses commerciaux. Il existe des solutions pour automatiser cette tâche fastidieuse et permettre une bonne gestion de celles-ci.

Bien comprendre la différence entre les frais réels et forfaitaires

Dans les différentes notes de frais que peuvent recevoir les entreprises, vous pouvez avoir les frais réels et les frais forfaitaires, afin de bien les gérer, il faut connaître leur fonctionnement et ce qui les différencies.

En quoi consiste les frais réels d’une note de frais ?

Les frais réels sont les frais pour lesquels l’entreprise doit rembourser la somme exacte du montant payé par le commercial. Vous allez avoir les tickets de péage et un ticket de restaurant, carburant, hôtel par exemple.

Le commercial doit garder tous les justificatifs, s’il souhaite être remboursé ensuite par son entreprise. Cela demande une gestion de la TVA, vérifier que le plafond de dépense n’est pas dépassé, ce sont des tâches qui peuvent prendre beaucoup de temps.

En quoi consiste les frais forfaitaire d’une note de frais ?

Si vous êtes dans le cas de frais forfaitaire, les montants autorisés sont définis auparavant, par exemple, vous disposer de 100 € pour les nuits d’hôtels dans le cadre de votre travail. Ce montant est donné au commercial avant son déplacement et celui-ci doit gérer en fonction de l’enveloppe qu’il dispose.

Les frais forfaitaires remplacent rarement certains frais réels, comme le carburant et le péage ou les imprévus, comme l’invitation d’un client au restaurant. Même si des solutions existent comme le prêt d’une voiture de fonction et un badge d’autoroute par exemple.

Utiliser un logiciel de gestion de note de frais

Pour gérer au mieux ces différents frais et gagner du temps, il est préférable d’utiliser un logiciel de note de frais. L’utilisation de ce type de logiciel comporte de nombreux avantages à la fois pour l’entreprise et le commercial.

  • Gain de temps en évitant la ressaisie à la suite des reçus du commercial
  • Récupération de la TVA automatique
  • Réglementation fiscale et sociale respectée
  • Une gestion des notes de frais normalisée
  • Une vision globale des dépenses de ses commerciaux

Ce sont les avantages globaux en utilisant un logiciel de note de frais, c’est aussi bien plus simple pour chacune des parties prenantes, car le logiciel est adapté en fonction de l’utilisateur.

  • En tant que manager, vous aurez simple à valider les notes de frais et garder visibilité globale grâce à un tableau de bord
  • En tant que commercial, il vous suffira de déposer votre note de frais, avec une simple photo, vous aurez, vous aussi un tableau de bord qui vous permettra de connaître l’avancement du traitement de votre note de frais, ainsi qu’un historique de vos demandes.
  • Les RH eux pourront exporter simplement les données pour la comptabilité, ajouter de nouveaux collaborateurs, créer des notes de frais type.

Leur fournir une carte bancaire corporate

Si vous ne souhaitez pas vous embêter avec ces différentes notes de frais, même s’il y en aura toujours quelques-unes, vous pouvez opter pour une carte corporate. Cette carte dispose de liquidité déterminée au préalable et qui permet au commercial de payer ces différents frais avec.

Les notes de frais seront toujours d’actualité, cependant il y aura un gain de temps au niveau des remboursements. De plus, les flux de trésoreries seront moindres et donc plus simples à justifier, en réduisant toute la paperasse administrative.

Avec un montant défini, il n’y a pas d’abus et les différentes équipes sont en équilibre, le budget est mieux géré.

Une bonne gestion  des notes de frais importante pour l’entreprise

Il est primordial de pouvoir justifier toutes les notes fraîches remboursées par la société, car celles-ci sont exonérées de charges sociales, contrairement aux salaires. L’Urssaf peut alors contrôler que tout est en norme et s’assurer qu’aucune note de frais cache en réalité un complément de salaire déguisé.

Un logiciel de gestion de note de frais permet d’éviter ce type de désagrément en ayant un réel suivi, un regroupement de toutes les données. Ainsi, le contrôle sera bien plus apprécié par chacune des parties, car l’organisme de contrôle aura une vision globale et précise des différents remboursements effectués pour les commerciaux.

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