La permanence téléphonique est un élément essentiel pour toute entreprise cherchant à offrir un service client de qualité. Cependant, il peut être difficile de gérer efficacement les appels entrants et sortants tout en évitant la surcharge de travail pour les employés. Nous allons examiner différentes idées pour assurer une permanence téléphonique efficace en entreprise.
Engager une personne dédiée à la permanence téléphonique
Engager une personne dédiée à la permanence téléphonique est une solution simple et efficace pour garantir que tous les appels sont pris en charge. Cette personne peut être formée aux techniques de communication professionnelle et être chargée de répondre aux appels, les transférer vers les personnes concernées ou prendre des messages lorsque nécessaire.
Utiliser un système de transfert d’appels vers un numéro externe
En cas d’absence, il est important que les clients puissent toujours joindre l’entreprise. Un système de transfert d’appels vers un numéro externe permet d’acheminer les appels vers un autre téléphone ou même vers des services externes spécialisés dans la gestion des appels.
Mettre en place une messagerie vocale professionnelle
Lorsque tous les employés sont occupés ou absents, il est important que les clients puissent laisser un message clair et professionnel. Une messagerie vocale professionnelle peut aider à éviter la frustration des clients qui ne peuvent pas joindre quelqu’un immédiatement.
Offrir des options de rappel automatique
Les clients qui n’ont pas pu être joints immédiatement peuvent être frustrés s’ils doivent attendre longtemps avant qu’on ne leur réponde. Des options de rappel automatique peuvent aider à résoudre ce problème : le client laisse son numéro et l’entreprise rappelle dès qu’un employé est disponible.
Utiliser des logiciels de gestion des appels
Des logiciels spécifiques peuvent aider à mieux organiser les flux d’appels entrants et sortants. Ils permettent notamment de filtrer et rediriger rapidement les appels selon leurs nature (demande commerciale, demande technique…)
Former les employés à la communication téléphonique professionnelle
Enfin, il peut être utile de former tous vos employés à la communication téléphonique professionnelle afin qu’ils soient prêts à prendre des appels si nécessaire. Les techniques enseignées incluent généralement l’accueil du client, l’écoute active, la reformulation…
En conclusion, assurer une bonne permanence téléphonique en entreprise nécessite une planification minutieuse et l’utilisation combinée de plusieurs solutions telles que celles citées ci-dessus. Cela permettra non seulement d’améliorer l’image auprès des clients mais aussi d’éviter le stress inutile pour vos employés tout en augmentant le taux réponse aux appels entrants.
Les avantages d’une permanence téléphonique professionnelle
La mise en place d’un service de permanence téléphonique en entreprise présente plusieurs avantages pour les clients, les employés et la société elle-même.
Amélioration de la qualité du service clientèle
Lorsqu’un client appelle une entreprise, il s’attend à être accueilli avec professionnalisme et efficacité. Une permanence téléphonique permet à l’entreprise de répondre rapidement aux demandes des clients, qu’il s’agisse d’une demande commerciale ou technique. Cela renforce la relation entre l’entreprise et ses clients car ces derniers se sentent écoutés et pris en charge.
Ne manquez pas d’appels importants
Une permanence téléphonique garantit que tous les appels sont pris en compte, même lorsque tous les employés sont occupés ou absents. Cela permet notamment de ne pas manquer des opportunités commerciales importantes ou des demandes urgentes.
Réduction de la charge de travail pour les employés
Grâce à une permanence téléphonique bien organisée, les employés peuvent se concentrer sur leurs activités principales sans être interrompus par des appels incessants. Ils peuvent ainsi travailler plus efficacement tout en étant moins stressé.
Image professionnelle pour l’entreprise
Une entreprise qui offre un service clientèle professionnel est perçue comme plus fiable et sérieuse. La mise en place d’une permanence téléphonique contribue à renforcer cette image auprès des clients et partenaires.
Externalisation du standard téléphonique
Dans certains cas, externaliser le standard téléphonique peut être une solution intéressante pour certaines entreprises qui n’ont pas besoin d’embaucher un salarié dédié à temps plein. Le recours au télésecrétariat permet de bénéficier d’un service professionnel adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
