Le tampon encreur est un accessoire indispensable dans une entreprise. Que ce soit pour la certification d’un document ou l’application d’une signature professionnelle, le temps permet de faire gagner du temps sur des tâches pénibles et répétitives. On vous propose donc de découvrir les 7 façons d’utiliser efficacement un tampon encreur dans votre entreprise.
1. Les informations de votre entreprise
La fonction la plus courante d’un tampon encreur est celle de l’utiliser pour apposer rapidement les informations de votre entreprise sur un document. Une utilisation permettant un gain de temps appréciable pour écrire les informations essentielles à côté de votre signature, sans avoir besoin de les réécrire à la main à chaque fois.
2. Certifier un document
À l’aide d’un tampon encreur, vous pouvez facilement certifier un document avec un marquage graphique préalablement choisi pour votre entreprise. Que ce soit pour valider ou refuser un document, il n’y a rien de plus simple qu’un coup de tampon. L’utilisation d’encre de différentes couleurs est un plus pour repérer efficacement le statut d’un document par la suite.
3. Dater un document
Toujours dans l’optique de limiter le temps passé dans la paperasse, l’utilisation d’un tampon facilite l’identification des documents en y accolant la date du jour, voire même de l’heure. Un tampon dateur permet un changement quotidien et rapide pour pouvoir tamponner sur le document sans avoir besoin de l’écrire à la main.
4. Autorisation et refus
Si vous avez différents pôles au sein de votre entreprise, il peut être intéressant d’utiliser des tampons encreurs pour marquer une décision sur un document important : acceptation ou refus d’un devis, paiement d’une facture… Les différents services auront ainsi l’information d’un simple coup d’oeil pour savoir si vous avez autorisé ou refusé le document.
5. Attester une réception
Pour attester de la réception d’une lettre recommandée, d’un colis ou d’une commande de produits auprès des différents transporteurs, il est bien souvent demandé de remplir des documents vous faisant perdre un temps précieux. Un tampon encreur avec vos informations sera plus rapide que de devoir les écrire à à la main pour chaque réception.
6. Identifier les collaborateurs
Que ce soit avec une signature professionnelle personnalisée, un numéro d’identification ou un code couleur établi par l’entreprise, le tampon encreur peut vous servir à identifier les documents produits ou révisés par vos différents collaborateurs. Le processus a fait ses preuves au sein des entreprises pour pouvoir identifier un collaborateur sur un document en particulier.
7. La fréquence d’utilisation
Enfin, nous allons vous conseiller quel tampon encreur choisir selon votre fréquence d’utilisation.
Si malgré tous les points précédents évoqués, vous utilisez encore un tampon encreur
classique de manière occasionnelle, vous pouvez vous contenter d’un modèle en bois. C’est un modèle peu cher et résistant, mais qu’il est déconseillé de les transporter à droite, à gauche, au risque que l’encre présente dans le timbre fuite.
Dans le cas inverse, si vous avez une haute fréquence d’utilisation quotidienne, vous avez tout intérêt à adopter le tampon encreur automatique. Ce dernier permet une impression rapide et précise des informations, tout en étant sans risque de fuite d’encre en cas de transport.
